20 4月 新入社員が入社したら経理がやるべき社会保険・労務手続き一覧【チェックリスト付き】

4月は新入社員の入社シーズン。経理担当者にとっては「届出の嵐」ともいえる時期がやってきます。

少人数の経理体制では、経理と労務を兼任しているケースがほとんど。社会保険の届出から給与計算の初期設定まで、すべてを一人でこなさなければならない場面も珍しくありません。

手続きの種類が多く、届出先も期限もバラバラ。だからこそ、やるべきことを時系列で整理し、チェックリストとして手元に置いておくことが大切です。

この記事では、新入社員の入社に伴う社会保険・労務手続きを時系列で整理し、チェックリスト付きで解説します。経理兼任の労務担当者が「これさえ見れば漏れなく対応できる」という実務ガイドとしてお役立てください。

入社当日〜5日以内にやること

入社直後に対応すべき手続きは、大きく分けて「社会保険の届出」と「入社書類の回収」の2つです。特に社会保険の届出は期限が短いため、入社前から準備しておくのが理想的です。

健康保険・厚生年金の資格取得届

• 届出先：管轄の年金事務所（協会けんぽの場合）または健康保険組合
• 期限：入社日（資格取得日）から5日以内
• 届出書類：健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届
• 扶養家族がいる場合：被扶養者（異動）届も同時に提出

届出にはマイナンバーの記載が必要です。入社時に「個人番号届出書」または「マイナンバーカードの写し」を回収しておきましょう。

電子申請（e-Gov）を利用すれば、年金事務所に出向く手間が省けます。毎年入社対応があるなら、電子申請の環境を整えておくと効率的です。

注意点：届出が遅れると健康保険証の発行が遅れ、新入社員が医療機関を受診できないケースが起こり得ます。入社前から届出書類を準備し、入社当日に提出できる体制を整えておくことをおすすめします。

入社書類の回収

入社時に回収すべき書類は以下のとおりです。入社前にリストを共有し、当日スムーズに受け取れるようにしましょう。

• 扶養控除等（異動）申告書
• マイナンバー届出書（個人番号カードの写し等）
• 給与振込口座届出書
• 通勤経路届（通勤手当の算定に使用）
• 身元保証書（会社の規程による）
• 前職の源泉徴収票（中途入社の場合）
• 雇用保険被保険者証（前職で加入していた場合）
• 年金手帳または基礎年金番号通知書

これらの書類は給与計算や届出に直結するため、入社当日にまとめて回収する仕組みを作っておくと、後工程がスムーズに進みます。

入社翌月10日までにやること

健保・年金の届出が終わったら、次は雇用保険と住民税の手続きです。こちらは少し期限に余裕がありますが、忘れないうちに対応しておきましょう。

雇用保険の資格取得届

• 届出先：管轄のハローワーク
• 期限：入社日の属する月の翌月10日まで
• 届出書類：雇用保険被保険者資格取得届

前職で雇用保険に加入していた場合は、「雇用保険被保険者証」を回収して被保険者番号を確認します。番号が不明な場合はハローワークに照会できます。

届出が完了すると「雇用保険被保険者証」と「資格取得等確認通知書」が交付されるので、本人分を渡しましょう。

住民税の特別徴収への切替

住民税の手続きは、入社者の状況によって対応が異なります。

• 前職から「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」が届いた場合：必要事項を記入して、対象の市区町村に提出
• 異動届出書が届かない場合：「特別徴収への切替申請書」を市区町村に提出
• 新卒入社の場合：前年に所得がなければ、入社1年目は住民税なし。翌年6月から特別徴収が開始

中途入社で前職から異動届出書が届くのを待っていると、特別徴収への切替が遅れることがあります。届かない場合は本人に前職へ確認してもらうか、直接市区町村に相談しましょう。

給与計算の初期設定

届出と並行して進めたいのが、給与計算ソフトへの登録です。初回給与の計算日に慌てないよう、早めに設定を済ませておきましょう。

給与計算ソフトへの登録項目

以下の情報を給与計算ソフト（freee人事労務、マネーフォワード給与、弥生給与など）に登録します。

• 基本給・各種手当の金額
• 通勤手当の金額（非課税限度額の確認も忘れずに）
• 扶養人数（源泉所得税の計算に影響）
• 社会保険の標準報酬月額
• 雇用保険の加入区分
• 振込口座情報
• 入社年月日・生年月日

初回給与計算の注意点

初回の給与計算では、通常月と異なるポイントがあります。事前に確認しておくことでミスを防げます。

• 日割り計算：月の途中で入社した場合、日割り計算の方法を就業規則で確認（暦日ベース or 所定労働日ベース）
• 社会保険料の控除開始月：「翌月控除」が一般的ですが、会社の規程によっては「当月控除」の場合もあります
• 雇用保険料：入社月の給与から控除開始
• 源泉所得税：扶養控除等申告書の提出がないと「乙欄」で計算されるため、必ず入社時に回収を

社会保険料の控除タイミングは会社によって異なります。自社のルールがわからない場合は、過去の給与台帳を確認するか、顧問の税理士・社労士にご確認ください。

入社手続きチェックリスト

ここまでの手続きを一覧にまとめました。印刷して手元に置いたり、社内の共有フォルダに保存して活用してください。

入社が複数名にわたる場合は、一人ひとりの進捗をこのリストで管理すると漏れを防げます。Excelやスプレッドシートに転記して、名前の列を追加するのも実用的です。

よくある質問

Q. パート・アルバイトも同じ手続きが必要ですか？

雇用形態に関わらず、一定の条件を満たせば社会保険・雇用保険の加入義務があります。

社会保険（健康保険・厚生年金）：

• 週の所定労働時間が正社員の3/4以上の場合 → 加入義務あり
• 従業員51人以上の企業では、週20時間以上・月額賃金8.8万円以上などの要件を満たす短時間労働者も対象

雇用保険：

• 週20時間以上かつ31日以上の雇用見込みがある場合 → 加入義務あり

加入要件の判断に迷う場合は、社労士にご確認ください。特に社会保険の適用拡大は法改正が進んでいる分野のため、最新の基準を確認することが大切です。

Q. 届出の期限に遅れてしまったらどうなりますか？

届出が遅れた場合でも、届出自体は受理されます。ただし以下のリスクがあります。

• 健康保険証の発行遅延：新入社員が医療機関を受診できない事態が起こる可能性
• 行政からの指導：届出遅延が繰り返されると、年金事務所やハローワークから指導が入ることがあります
• 保険料の遡及：届出が遅れても資格取得日は入社日に遡るため、保険料は入社日から発生します

遅れに気づいた場合は、すぐに届出を行いましょう。届出が大幅に遅延した場合の対応については、社労士に相談されることをおすすめします。

Q. 入社と同時に退職者が出た場合、手続きの優先順位は？

4月は入退社が同時に発生しやすい時期です。どちらも期限がありますが、入社者の健康保険・厚生年金の届出（5日以内）を最優先で対応しましょう。退職者の資格喪失届も同じく5日以内が期限ですので、並行して処理するのが理想です。

対応が重なって処理が追いつかない場合は、顧問の社労士や税理士事務所にサポートを依頼することも検討してみてください。

まとめ：入社手続きは「経営を見る目」を養うチャンス

新入社員の入社手続きは、届出の種類も多く、経理兼任の労務担当者にとっては負担が大きい業務です。しかし、チェックリストを使って一つひとつ確実にこなしていけば、決して難しいものではありません。

そして、入社手続きには経理ならではの大きなメリットがあります。

手続きを通じて、新入社員の給与水準・社会保険料の負担額・人員構成の変化が具体的な数字として見えてきます。つまり、入社手続きは「会社の人件費構造」を理解する絶好の機会なのです。

「届出をこなすだけの作業」と捉えるか、「経営視点を養うチャンス」と捉えるかで、同じ業務でも得られる経験値はまったく違います。ぜひ前向きに取り組んでみてください。

届出の詳細や判断に迷うケースが出てきた場合は、社労士に相談することで安心して対応できます。一人で抱え込まず、専門家をうまく活用していきましょう。

経理スキルをもっと磨きたい方へ

入社手続きのような労務関連業務も含め、経理の実務スキルを体系的に学びたい方にはCuelLinkがおすすめです。

CuelLinkは、経理・財務で働く方のための学習プラットフォーム。給与計算や社会保険の実務知識をはじめ、現場で今すぐ使えるスキルを動画レッスンと実践演習で身につけることができます。

• フリープランなら無料で始められます
• スキル診断で自分の現在地を確認（登録不要・約3分）
• 給与計算・年末調整・月次決算など、実務に直結するコンテンツが充実

「毎年この時期の手続きに不安がある」「もっと自信を持って業務に取り組みたい」という方は、まずはCuelLinkで経理スキルの現在地を確認してみてください。

また、経理業務の効率化やDXに関心がある方はCuelNextもぜひご覧ください。経理部門のデジタル化を支援するサービスをご紹介しています。